1.
Disposición adecuada a la norma
institucional de los elementos de
identidad corporativa (símbolos,
fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).
2.
Se deberá disponer el texto en párrafos
breves y utilizando un lenguaje
comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.
3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen
cabida en el lenguaje administrativo.
4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir
un título. Es un recurso formal
que facilita la comprensión del mensaje
por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).
5.Únicamente
se requerirán del ciudadano los datos
imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar
datos ya conocidos o en poder de la Administración.
6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se
incluirán instrucciones claras y
concisas.
7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en
contacto.
8.
Se evitará el lenguaje sexista
y cualquier otro lenguaje discriminatorio.
Se atenderá a la forma femenina
de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son
posibles, siempre y cuando no se alargue
la frase hasta hacer incomprensible
el mensaje.
9.
Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simplificadas para personas con discapacidad intelectual
o problemas de comprensión escrita.
10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas
de la denominación completa. Se
evitarán siempre las abreviaturas.
11.
En los formularios, los
datos han de seguir un orden lógico
y distinguiendo los espacios
destinados para que rellene el interesado.
12.
En los formularios hay
que prever la posibilidad de mecanización
a la hora de disponer los espaciados,
campos para cumplimentar o
rellenar…, así como su posterior archivo.
13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como
ciertos tipos medios
electrónicos e informáticos para el diseño
de los impresos.
14.
Si el impreso dispone de varias copias,
habrá que distinguir en cada una al destinatario
(para la Administración, para el interesado, para el banco,
etcétera).
15.
El número de ejemplares
se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán tiradas excesivas y no justificadas.
Podría concluir con la
afirmación de que la eficiencia
de la actuación administrativa está supeditada a la comunicación correcta de su contenido.
